Media accreditatie criteria

Informatie

1. Kaarten & procedure

Voor media toegang tijdens diverse evenementen op Circuit Zandvoort zijn speciale media-kaarten nodig. De media accreditatie criteria zijn van toepassing op alle evenementen (tenzij anders vermeld). Er geldt een strikte limiet op het aantal beschikbare media accreditaties per dag (en deze kan verschillen). Aanvragen die voldoen aan alle voorwaarden, kunnen alsnog afgewezen worden op basis van deze limiet. Het indienen van een aanvraag garandeert niet dat accreditatie wordt verleend. Media vertegenwoordigers dienen zich dit te beseffen voordat zij een aanvraag indienen. Daarnaast dienen zij te begrijpen dat een accreditatie voor een eerder evenement geen garantie is om geaccrediteerd te zijn voor volgende evenementen.

1.1 Jaarkaarten

Tot nader berichten worden geen Media Jaarkaarten verstrekt door Circuit Zandvoort.

1.2 Kaarten per evenement

U kunt gebruik maken van het online accreditatie formulier. Uw aanvraag zal worden getoetst aan de hand van de media accreditatie criteria, die op deze webpagina staan omschreven. In verband met beperkte ruimte in het Media Centre zullen per medium maximaal twee accreditaties worden verstrekt, waaronder maximaal 1 foto-accreditatie.

1.3 Speciale aanvraagprocedures

Voor speciale (internationale) evenementen, dienen media vertegenwoordigers voor hun aanvraag gebruik te maken van een alternatieve methode, in plaats van het online accreditatie formulier. Deze speciale evenementen zullen t.z.t. op deze pagina worden weergegeven.

• ADAC GT Masters Weekend
• Formula 1 Heineken Dutch Grand Prix
• Historic Grand Prix Zandvoort

1.4 Deadlines

Aanvragen voor media accreditatie dienen uiterlijk tien werkdagen voorafgaand aan het evenement ingediend te zijn, tenzij anders vermeld.

2 Algemene principes

Alle aanwijzingen van circuitpersoneel, officials, beveiligingspersoneel en personeel van gemeentelijke- en/of provinciale instanties dienen stipt en terstond te worden opgevolgd. Het is tijdens een training/race nimmer toegestaan zich voor de beveiligingsafzettingen te bevinden. Het oversteken van de baan tijdens een training of wedstrijd is eveneens niet toegestaan. Het betreden van het circuitterrein geschiedt geheel voor eigen risico. Door enkel het betreden aanvaardt de geaccrediteerde persoon onvoorwaardelijk dat de exploitant van Circuit Zandvoort (haar huurders, sub-organisatoren, promotors, medewerkers, officials, teams, rijders en andere betrokken partijen) niet aansprakelijk is (evenals de andere genoemde partijen) voor de schade of letsel aan de goederen of personen ongeacht hoe de schade of letsel is ontstaan.

ACCREDITATIE

3 Basis voor accreditatie

In het belang van de journalistieke werkzaamheden zullen enkel mediakaarten worden verstrekt aan publicaties/agentschappen die wensen te publiceren over het betreffende evenement en welke voldoen aan onderstaande accreditatie criteria. Hierbij moet een opdracht vooraf aangeleverd worden en goedgekeurd. Stock-fotografie is in deze situatie niet mogelijk.

Tevens dient voorafgaand aan het evenement duidelijk te zijn in welke verzekerings-situatie de aanvrager zich bevindt. Een professionele/zakelijk ongevallen en/of aansprakelijkheidsverzekering, al dan niet via werkgever, is verplicht. Informatie over een verzekering, al dan niet georganiseerd door de opdrachtgever van de aanvrager, dient op verzoek aangeleverd te worden.

3.1 Kranten en andere printmedia

Vertegenwoordigers van kranten en andere printmedia dienen aan de volgende criteria te voldoen:
3.1.1. Als journalist / fotograaf geregistreerd staan (NVJ, NSP, DAPA etc.) en in het bezit van een erkende perskaart
3.1.2. Begeleidende brief van redactiechef / opdrachtgever op officieel briefpapier van medium.
3.1.3. Professionele ervaring met eerdere autosport evenementen, zonder rapportages over onprofessioneel gedrag.
3.1.4. Bewijs van inkomsten uit eerdere autosport gerelateerde publicaties.
3.1.5. Minimaal 6 publicaties van de afgelopen 12 maanden of een andere gestelde periode, waarbij de publicaties relevant dienen te zijn voor een bepaalde serie of een evenement. (indien hier naar wordt gevraagd).
3.1.6. Media vertegenwoordigers die actief zijn in een lokaal gebied (of een lokale doelgroep hebben), komen in de basis niet in aanmerking voor media accreditatie, tenzij geldige (en voldoende) redenen kunnen worden opgegeven.
3.1.7. Een fotopersbureau komt in alleen in aanmerking voor accreditatie wanneer voorafgaand aan het evenement een redelijke garantie van publicatie geboden kan worden (er dient dan ook een redactionele opdracht van het medium, dat gebruik wenst te maken van de beelden, overlegd te worden). Er worden in de basis per evenement maximaal 5 fotopersbureaus toegelaten.

3.2 Televisie en radio

De (internet)omroep zal aan de volgende criteria moeten voldoen:
3.2.1. Erkend audiovisueel medium, waarvan alle medewerkers een ongevallenverzekering kunnen overleggen (of de redactie een dekkende vergunning kan tonen).
3.2.2. Uittreksel van Kamer van Koophandel als zijnde professionele (internet)omroep
3.2.3. De betreffende (internet)omroep dient minimaal 3 werknemers in vaste loondienst te hebben
3.2.4. Toezegging dat uiterlijk 1 maand na het evenement de uitzending / het verslag op USB-stick / via weblink wordt toegezonden naar Circuit Zandvoort.
3.2.5. Video- en/of foto opnames met drones zijn, vanwege veiligheidsredenen, niet toegestaan, tenzij de betreffende camera ploeg hier voldoende redenen kan opgeven en schriftelijke documenten kan overleggen waaruit blijkt dat de bestuurder professioneel is en in het bezit is van de juiste documenten voor zowel de drone, als het bedienen ervan. Ook dienen eventuele vergunningen tijdig aangevraagd te zijn bij de overheidsinstanties. Tot slot dient een voldoende dekkende verzekering afgesloten te zijn en dient een “drone recording fee” a € 450,- ex BTW voldaan te worden.
3.2.6. Media die actief zijn in een lokaal gebied (of een lokale doelgroep hebben), komen in de basis niet in aanmerking voor media accreditatie, tenzij geldige (en voldoende) redenen kunnen worden opgegeven.
3.2.7. Er geldt een limiet m.b.t. het aantal toegelaten camera-crews. Het media accreditatie comité maakt bij het behalen van deze limiet een besluit welke crews kunnen worden toegelaten. Er is geen recht op accreditatie.
3.2.8. Afhankelijk van het evenement en de te filmen onderwerpen, kan Circuit Zandvoort kosten voor een video licentie rekenen. Deze licentie dient voorafgaand aan het evenement betaald te zijn.
Het is toegestaan om 1 persoon voor de gehele camera / opname ploeg (maximaal 4 personen in totaal) te laten accrediteren, mits de namen van de overige leden bekend zijn. Deze leden kunnen worden genoemd in het vak “OPMERKING” van het accreditatieformulier. Wel dienen alle leden van de “ploeg” een persoonlijke vrijwaring ter plekke te ondertekenen.

3.3 Internetsites & online media

Websites zullen bij de accreditatie aanvraag op de volgende criteria worden beoordeeld:
3.3.1. Professioneel werkende website
3.3.2. Inschrijvingsbewijs van Kamer van Koophandel (aanvullend: met minimaal 2 werknemers in vaste loondienst)
3.3.3. Nationale autosport moet in de breedte gedragen worden met vooral EIGEN redactionele bijdragen
3.3.4. Minimaal 75% van de persberichten moeten in eigen woorden herschreven zijn.
3.3.5. Minimaal 4100 unieke bezoekers per dag. Statistieken zullen op verzoek toegezonden moeten worden. Uit de statistieken (bij voorkeur opgesteld door een onafhankelijke monitoringpartij, bijv. Google Analytics), moet eenvoudig blijken hoeveel unieke bezoekers de website heeft gehad in een bepaalde periode.
3.3.6. Gepubliceerde raceverslagen bevatten meer informatie dan uitsluitend een interpretatie van de race-uitslag.
3.3.7. Websites die actief zijn in een lokaal gebied (of een lokale doelgroep hebben), komen niet in aanmerking voor media accreditatie, tenzij hier een gegronde reden voor is.
3.3.8. Begeleidende brief (in PDF) van redactiechef / opdrachtgever op officieel briefpapier van medium.
3.3.9. Professionele ervaring met eerdere autosport evenementen, zonder rapportages over onprofessioneel gedrag.
3.3.10. Social media pagina’s (Facebook/Instagram etc.) kunnen niet als basis voor media accreditatie geaccepteerd worden. Wel kan een social media kanaal als verlengstuk van een reeds gevestigd medium worden ingezet, mits dit erkende medium voldoet aan de overige media accreditatie criteria.
NB. Websites die voornamelijk bestaan door advertentie inkomsten worden niet als “professioneel” gekwalificeerd. Ook social media pagina’s en websites met stock fotografie of beeldbanken, kunnen niet als basis voor media accreditatie worden voorgedragen.

TRS MEDIA

4 Media namens teams/rijders/sponsoren

Steeds vaker doen teams beroep op een eigen fotograaf of eigen PR-medewerker. Omdat hier in beginsel geen sprake is van ‘garantie van publicatie’, gelden de volgende voorwaarden.

4.1 Basisvoorwaarde voor team/rijders/sponsor-media (TRS-media)

Er worden in de basis geen mediakaarten verstrekt aan medewerkers van sponsors, leveranciers, teams en rijders, tenzij de betreffende persoon voldoende bewijs kan aanleveren dat een media kaart een vereiste is (bijvoorbeeld garantie van publicatie in een erkend medium met voldoende bereik en oplage) en de accreditatielimitiet (het maximum aantal te verstrekken media kaarten en fotovesten) nog niet bereikt is. Bij de aanvraag dienen bewijsdocumenten overlegd te worden, alsmede een kopie perskaart en verzekering. Bij toekenning krijgen landelijke TRS-publicaties voorrang boven regionaal, gevolgd door lokaal.

4.2 Toekenning van accreditatie aan team/rijders/sponsor-media (TRS-media)

Indien een TRS-media accreditatie wordt toegekend, gelden de volgende regels: Mediavertegenwoordigers van een team, rijder en/of sponsor, dienen hun toegangskaart via het raceteam of de rijder te verkrijgen, waarvoor men werkzaam is. Vervolgens dient men een accreditatie aanvraag in via het online accreditatie formulier. In het geval van toekenning, kan de toegangskaart voor een media kaart worden ingewisseld in het media centre. Een mediakaart dient uiterlijk tien werkdagen voorafgaand aan het evenement aangevraagd te zijn. Per raceteam zal maximaal 1 toegangskaart worden toegekend, mits de aanvraag dus voldoet aan de algemene accreditatie voorwaarden. Het inwisselen van een toegangskaart voor een mediakaart, zonder voorafgaande aanvraag, is helaas niet mogelijk. TRS-media komen niet in aanmerking voor een Media Parkeerkaart en dienen de parkeerkaart via de opdrachtgever te krijgen.

4.3 Fotografiewerkzaamheden door team/rijders/sponsor-media (TRS-media)

Indien een TRS-mediavertegenwoordiger een fotovest wenst en hier voldoende redenen voor aangedragen zijn (zie 4.1 en 4.2), dan is dit mogelijk voor een vergoeding van € 30,00 per raceweekend. De aanvrager krijgt vervolgens 1 fotovest en heeft beperkte toegang tot locaties langs het circuit tijdens de kwalificaties. TRS-media hebben tijdens races en demonstraties geen fototoegang. De vergoeding zal voldaan moeten worden bij afhalen van het fotovest. Vanzelfsprekend is ook in deze situatie de accreditatie-limiet bepalend voor het al dan niet toekennen van een fotovest. Bij toekenning zal ook een aanvullende veiligheidsbriefing gevolgd moeten worden. Alleen wanneer TRS-mediavertegenwoordiger een geldige DAPA-kaart kan tonen, wordt de beperkte toegang voor teammedewerkers opgeheven, en hebben zij toegang tot alle fotolocaties langs de baan, ook op de racedag. Daarnaast vervalt het te betalen bedrag.

BELANGRIJK

5 Aanvullende informatie

5.1 Nevenactivititeiten

Het is toegestaan dat geaccrediteerde journalisten en fotografen neventaken verrichten voor een raceteam en/of racecoureur. Deze neventaken mogen echter niet de professionaliteit en kwaliteit van de daadwerkelijke publicatie (waarvoor accreditatie was aangevraagd) schaden.

5.2 Informatie fotovesten

Het is nimmer toegestaan om een fotovest zonder toestemming van Circuit Zandvoort door te geven aan een ander persoon. Fotovesten zijn persoonsgebonden. Voor elk fotovest dient een borg van € 20,00 betaald te worden. Elke fotograaf met een fotovest, dient zich aan de fotozones te houden. Het is de verantwoordelijkheid van de fotograaf om zichzelf op de hoogte te brengen tot welke gebieden de fotograaf toegang heeft. In het geval van TRS-fotografen (zie artikel 4), zal naast de borg (€20,00) ook moeten worden voldaan aan de TRS-media fee van € 30,00.

5.3 TV- en cameraploegen

Televisie zenders en opname ploegen kunnen, afhankelijk van het onderwerp wat centraal staat bij de opnames, in aanmerking komen voor een fotovest, waarmee zij langs de baan opnames kunnen maken. Camera interviews dienen buiten het media centre te worden opgenomen, tenzij hiervoor toestemming is aangevraagd. Video-opnames met drones zijn, vanwege veiligheidsredenen, niet toegestaan, tenzij de betreffende camera ploeg hier voldoende redenen kan opgeven en schriftelijke documenten kan overleggen waaruit blijkt dat de bestuurder professioneel is en in het bezit is van de juiste documenten voor zowel de drone, als het bedienen ervan. Ook dienen eventuele vergunningen tijdig aangevraagd te zijn bij de overheidsinstanties. Tot slot dient een voldoende dekkende aansprakelijkheidsverzekering van toepassing te zijn.

5.4 Radio-verslaggevers

Afgevaardigden van een radio zender komen niet in aanmerking voor een fotovest. Na afloop van een race hebben radio-journalisten toestemming om de podium finishers kort te interviewen in het Media Centre. Overige interviews dienen buiten het Media Centre opgenomen te worden, tenzij hiervoor toestemming is aangevraagd.

5.5. Werkplekken

Werkplekken in het Media Centre zijn voorbehouden aan vertegenwoordigers van erkende (en geaccrediteerde) media. Alleen wanneer er voldoende vrije werkplaatsen zijn, kunnen mediavertegenwoordigers van teams, rijders en/of sponsoren gebruik maken van faciliteiten als internet en Wireless toegang. Om gebruik te maken van een werkplek dient toestemming te zijn aangevraagd bij de balie van het Media Centre.

5.6 Accreditatielimiet

Voor elk evenement geldt een accreditatie limiet (maximum aantal media kaarten). Een accreditatie aanvraag kan daarom worden afgewezen, zelfs wanneer de aanvraag op tijd is ingediend. Houders van een NVJ, NSP of DAPA-kaart genieten voorrang, indien de accreditatielimiet bijna bereikt is, mits zij een geldige opdracht voor het evenement hebben.

5.7 Toegangkelijkheid Media Centre

Het Media Centre is enkel toegankelijk voor houders van een mediakaart voor het betreffende evenement. PR-medewerkers en TRS-media hebben voor korte tijd toegang tot het Media Centre, mits hier toestemming voor is gevraagd. Direct na afloop van een race zijn de eerste finishers van een raceklasse in deze ruimte beschikbaar om de mediavertegenwoordigers te ontmoeten. Het Media Centre is in hoofdzaak een werkruimte. Personen beneden de 18-jarige leeftijd hebben in de basis geen toegang tot deze ruimte en komen ook niet in aanmerking voor een accreditatie.

5.8 Media Information Document

Voor veel evenementen, krijgen fotografen een veiligheidsbriefing aangeleverd. De veiligheidsbriefing kan verschillen per evenement en wordt gestuurd naar het persoonlijke e-mailadres van de geaccrediteerde. Hoewel het voorbeeld document in het Nederlands is, zullen de andere document doorgaans in het Engels verstuurd worden. Het is de verantwoordelijkheid van de geaccrediteerde partij om te zorgen dat eventuele zaken ook in de eigen Nederlandse taal duidelijk zijn.

5.9 Intrekken media accreditatie of media pas

Circuit Zandvoort heeft te allen tijde het recht om reeds toegezegde accreditaties te annuleren, zonder opgaaf van reden. Ook onprofessioneel gedrag voorafgaand, tijdens of na de accreditatieprocedure, alsmede het evenement, kunnen leiden tot intrekken van de accreditatie (en onthouding van toekomstige accreditaties). Een rechtsaanspraak op accreditatie is niet mogelijk. Ook kan op basis van eerdere accreditaties (ongeacht evenement, circuit of organisatie), geen recht worden ontleend voor toekomstige accreditaties. Het indienen van een aanvraag garandeert niet dat accreditatie wordt verleend. Media vertegenwoordigers dienen zich dit te beseffen voordat zij een aanvraag indienen. Daarnaast dienen zij te begrijpen dat een accreditatie voor een eerder evenement geen garantie is om geaccrediteerd te zijn voor volgende evenementen.

WINTERKAMPIOENSCHAP

6 Winter endurance kampioenschap 2022-2023

De wedstrijden van het Winter Endurance Kampioenschap worden georganiseerd door Circuit Zandvoort in samenwerking met Stichting DNRT. Omdat niet alle DNRT fotografen en journalisten in het bezit zijn van een geldige nationale perskaart, is besloten om enkele accreditatie criteria aan te passen. Let op: deze accreditatie criteria zijn uitsluitend van toepassing op de wedstrijden van het Winter Endurance Kampioenschap 2021-2022. De onderstaande regels zijn ter aanvulling op de reeds bestaande accreditatie criteria.

6.1 Indienen van aanvraag voor media accreditatie

Voor alle aanvragen dient men gebruik te maken van het online accreditatie formulier. Indien het WEK-evenement nog niet geselecteerd kan worden, kan men gebruiken maken van het vak “opmerking”, om aan te geven voor welk evenement accreditatie wordt aangevraagd.

6.2 Deadline

De aanvraag voor media accreditatie dient uiterlijk 8 werkdagen voorafgaand aan het evenement ingediend te zijn

6.3 Bijzonderheden en uitzonderingen m.b.t. accreditatie criteria

Deze aangepaste criteria zijn alleen van toepassing indien de aanvrager (die fotografie of videografie zal verrichten) ook een geldige en voldoende dekkende verzekering heeft (inclusief arbeidsongeschiktheid-dekking), of waarbij de opdrachtgever deze verzekering heeft afgesloten voor de aanvrager.

6.3.1 NGRJ-perskaart

Als perskaart zal ook de NGRJ-perskaart perskaart geaccepteerd worden, mits een duidelijke opdrachtomschrijving bij de aanvraag wordt ingediend. Stock fotografie is daarbij geen geldige opdracht. De NGRJ-perskaarthouder ontvangt, indien fototoegang gewenst is, een fotovest met beperkte toegang tot het circuit, tenzij de omschrijving van de opdracht volledige fototoegang noodzakelijk acht.

6.3.2 Mediavertegenwoordigers zonder perskaart

Indien geen geldige perskaart (NGRJ, NVJ, NSP, DAPA, AIPS of andere internationale perskaart) getoond kan worden, dan dient een schriftelijk verzoek ingediend te worden omtrent de aanvraag. In dit schriftelijk verzoek dienen zaken als opdrachtgever, persoonlijke gegevens en autosportervaring nader omschreven te worden. Het indienen van een schriftelijk verzoek biedt geen garantie voor daadwerkelijke toekenning van media accreditatie. Indienen kan uitsluitend via e-mail: media@circuitzandvoort.nl.

6.3.3 Kamer van Koophandel

Een uittreksel van de Kamer van Koophandel is niet vereist.

6.3.4 Internetmedia: Publiciteit & persberichten

Websites dienen alle WEK persberichten gepubliceerd te hebben op de website en deze in eigen woorden hebben herschreven. Het eenvoudig kopiëren van de tekst uit het persbericht en deze plaatsen als artikel op de website is niet voldoende om voor een media kaart in aanmerking te komen. Het deels kopieren en plaatsen van het persbericht is alleen toegestaan, mits het artikel ook voorzien is van eigen journalistieke bijdrage.Vanzelfsprekend mag ook een persbericht geplaatst worden, mits voorafgaand, tijdens of na het evenement, enkele eigen journalistieke berichten worden geplaatst.

6.3.5 Internetmedia: bezoekers

Voor websites geldt een minimum aantal van 900 unieke bezoekers per dag.

6.3.6 Voorwaarden voor TRS-media

Teamfotografen dienen voor minimaal drie verschillende raceteams of minimaal zeven race-auto’s werkzaamheden te verrichten. Dit dienen zij aan te tonen middels bewijsdocumenten die via e-mail voorafgaand aan het evenement aangeleverd dienen te worden.

6.4 Afhalen van fotovesten

Het is niet mogelijk een fotovest te verkrijgen zonder dat dit vooraf (tijdig) is aangevraagd en is bevestigd. Aanvragen zonder duidelijke fotografie-opdracht, zullen in behandeling worden genomen als aanvraag voor schrijvende journalistiek.

6.5 Aangepaste accreditatielimiet

Vanwege onvoorziene omstandigheden, bijvoorbeeld weersinvloeden of andere factoren die van invloed kunnen zijn op het veilig werken op Circuit Zandvoort, is het mogelijk dat voor WEK-evenementen een aangepaste accreditatielimiet van toepassing is.